كيف تكتب بريد إلكتروني رسمي

سواء كنت شابًا محترفًا أو مديرًا متمرسًا، تعد كتابة البريد الإلكتروني جانبًا مهم جدا في الأعمال والتجارة. ويمكن ذلك أن يكون صراعًا يوميًا اذا لم يكن هناك دقة في الكلمة المكتوبة. لذلك عليك ان تعلم ان كتابة بريد الكتروني يحتمل أن يكون أمرا حساسًا.  لكتابة رسالة بريد إلكتروني رائعة، تحتاج إلى معرفة شيئين: الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها، واستراتيجيات المستوى التالي للمضي قدمًا.

أولا: عليك أن تعرف كيف تبدو رسالة البريد الإلكتروني الرائعة إذا كنت ستكتب واحدة:

كل بريد الكتروني له نفس البنية الأساسية: سطر الموضوع، والترحيب، ونص البريد الإلكتروني، والنهاية. ولكن كما هو الحال مع كل شكل مكتوب من أشكال الاتصال المهني، هناك طريقة صحيحة للقيام بذلك والمعايير التي يجب اتباعها. إليك كيفية كتابة بريد إلكتروني مناسب بالتفصيل:

١. سطر الموضوع:

هي المساحة الموجودة أعلى رسالة البريد الإلكتروني حيث يتم كتابة سطر نصي يخبرك عن موضوع البريد الإلكتروني. قد يكون سطر الموضوع هو أهم جزء في البريد الإلكتروني، على الرغم من أنه غالبًا ما يتم تجاهله لصالح نص البريد الإلكتروني. ولكن في بعض الاحيان يجب ان يكون سطر الموضوع لافت للانتباه، فإن سطر الموضوع الخاص بك يمكن أن يغري الأشخاص بفتح الرسالة بالإضافة إلى تحديد التوقعات حول ما يتم تضمينه. من ناحية أخرى ، يمكن لسطر موضوع عام أو رديء الصياغة (مثل “مرحبًا” أو “لا يفوتك ذلك”) ردع القارئ وينتج عن ذلك وصول بريدك الإلكتروني إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

٢. المقدمة أو الترحيب:

في معظم حالات كتابة البريد الإلكتروني، ستحتاج إلى تضمين تحية سريعة للإشارة إلى القارئ قبل الدخول في رسالتك الرئيسية أو طلبك. في بعض الأحيان، يمكنك أن تقلل من استخدام المقدمة والنهاية.

٣. النص:

نص الرسالة الإلكترونية هو جوهر رسالتك. يجب أن يكون لها هدف واضح ومحدد واحد وصريح وموجزة أيضًا. بهذه الطريقة، سيكون الناس أكثر ميلًا لقراءتها، بدلاً من المخاطرة بفقدان المعلومات المقصودة والهامة. إذا استطعت، اختصرها في بضع الجمل القصيرة. وبالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني، التي تتطلب المزيد من الطول والتفاصيل، اجعلها مركزة قدر الإمكان. لا أحد يريد أن يتلقى رواية.

٤. النهاية:

تمامًا كما تريد أن تبدأ الأمور بالطريقة الصحيحة فيجب ان تغلقها جيدا. في نهاية النص، يجب ان تكتب توقيعك وقبله تحياتك. وهناك الكثير من الخيارات لكتابة النهاية، الأكثر شائعا هم:

Thank You.

Sincerely,

Best Regards,

Thanks in Advance,

All the Best

Best Wishes